WaCheckin, una apuesta por la inteligencia artificial para automatizar la gestión hotelera
Por Cristina Pérez García
La inteligencia artificial ya tiene aplicaciones concretas en la gestión hotelera, desde la atención al huésped hasta la administración de reservas y la facturación. WaCheckin reúne estas funciones en una plataforma que integra un sistema de gestión hotelera (PMS) con WhatsApp y agentes de inteligencia artificial capaces de atender consultas y realizar distintas operaciones sin intervención del personal.
Durante el Tourism Innovation Summit (TIS), José Alberto Serrano, CEO de WaCheckin, explicó a Caribbean News Digital cómo funciona la herramienta y qué aporta a hoteles y alojamientos turísticos.
“Somos un PMS que tenemos algo muy peculiar: tiene integrado WhatsApp y todas las comunicaciones dentro del sistema”, resume Serrano.
Una recepción virtual disponible las 24 horas
Cuando un huésped realiza una reserva, ya sea a través de la web del hotel o de plataformas como Booking o Airbnb, WaCheckin puede enviarle una confirmación por WhatsApp y recordatorios para completar el pre-check-in antes de su llegada.
La plataforma también permite gestionar peticiones durante la estancia. Si un cliente quiere prolongar su alojamiento, por ejemplo, el sistema comprueba la disponibilidad, genera un enlace de pago y, una vez confirmado el abono, actualiza la reserva y bloquea las fechas correspondientes en los canales de distribución para evitar el overbooking.
Otra de las opciones es contratar un late check-out, es decir, retrasar la hora de salida. «Si quieres salir más tarde el último día porque tienes un vuelo por la noche, el sistema comprueba que no tiene ninguna reserva, te pasa un link de pago y puedes comprar el late check-out”, explica Serrano.
El CEO destaca también el efecto de estas gestiones en los ingresos y el trabajo diario del establecimiento: “Hace que vendas y generes más ingresos para tu alojamiento y, además, sea mucho más sencillo porque te está ahorrando muchísimo trabajo físico”.
Atención telefónica en distintos idiomas
La plataforma también permite atender llamadas cuando el personal de recepción no está disponible. Para ello, la empresa asigna un número de teléfono local al establecimiento y configura un agente de inteligencia artificial que responde en su nombre.
“Atiende nuestra agente IA y atiende en nombre del alojamiento. Puedes personalizar el nombre de la persona virtual de la recepción”, señala Serrano.
La herramienta detecta el idioma del interlocutor y adapta la conversación. El agente también puede enviar información y fotografías por WhatsApp mientras mantiene la comunicación telefónica. Así, el huésped puede consultar detalles sobre las instalaciones, las características de una habitación o los servicios disponibles en los alrededores.
Sobre la capacidad de respuesta de esta tecnología, Serrano afirma: «Es un agente bastante avanzado y que responde con coherencia y calidad».
Reservas y facturas sin tantas gestiones manuales
La facturación es otra de las tareas que WaCheckin busca simplificar. Cuando un huésped solicita una factura, el sistema puede enviarle un enlace para introducir sus datos fiscales, generar el documento y remitirlo por WhatsApp o correo electrónico, según la configuración del establecimiento.
«La recepción física tampoco tiene que estar emitiendo la factura porque van a salir solas», apunta Serrano.
La automatización también permite al personal consultar y supervisar distintas operaciones desde el teléfono móvil. Si surge una incidencia que necesita atención humana, el sistema avisa al propietario o gestor mediante una llamada, WhatsApp, correo electrónico o la aplicación móvil de la empresa.
Según el CEO, la inteligencia artificial de WaCheckin resuelve “un 95 % de las necesidades que se suelen pedir por parte de un huésped”.
Expansión en América Latina y el Caribe
WaCheckin trabaja actualmente con hoteles y grupos de alojamientos turísticos en España, Colombia y México. La compañía busca ampliar su presencia en América Latina y el Caribe, donde aspira a incorporar nuevos establecimientos a su plataforma.
Su participación en el Tourism Innovation Summit, al que acudió por primera vez, sirve para presentar sus soluciones a profesionales del sector y dar a conocer sus posibilidades de aplicación en la gestión hotelera.